Kirjanpidon hinta – Mistä se koostuu?

Ottanut Julius Seligson

Vaikka hinta harvoin on tärkein tekijä palveluita ostaessa, on aikamoista tyhjää pöhinää väittää, että se olisi merkityksetöntä. Kaikki järkevät yrittäjät yrittävät saada parhaan yhdistelmän korkeaa laatua ja matalaa hintaa.

Tilitoimistopalveluiden hankkiminen on vaikeampaa kuin monen muun palvelun: suhde on yleensä pitkäkestoinen, palveluiden laajuus ja laatu vaihtelevat suuresti, ja palveluntarjoajan vaihtaminen voi olla työlästä.

Jotta osaisit paremmin kilpailuttaa tilitoimistoja, tai jos haluat alentaa nykyisen palveluntarjoajan veloituksia, niin kannattaa lukea tämä artikkeli, jossa käydään läpi kolme asiaa kirjanpitopalveluista:

  1. Mikä vaikuttaa kirjanpidon hintaan?
  2. Miten hinta voi muodostua?
  3. Miten hinta voisi olla matalampi?

Mikä vaikuttaa hintaan

Tilitoimistopalvelut ovat asiantuntijatyötä, ja ehdottomasti suurin osa kuluista tulee työvoimasta. Isoin vaikutus hintaan tulee siis siitä, kuinka paljon työaikaa yrityksesi palvelut tarvitsevat. Myös tavanomaista vaativammat työt nostavat luonnollisesti hintaa.

Työajan tarpeeseen vaikuttavat monet asiat, kuten:

  • Toiminnan laajuus

    Pieni konsulttitoimisto, joka lähettää 5 laskua kuussa vie yleensä vähemmän aikaa kuin B2C-myyntiä tekevä ravintola kolmella toimipisteellä. Samaten, jos ostot koostuvat selkeistä ja hyvin laadituista koontilaskuista, niiden käsitteleminen on nopeampaa kuin kymmenet ruttuiset käteiskuitit tai valuuttamääräiset myyntiraportit myyntialustalta.

  • Opastuksen ja neuvonnan tarve

    Ovatko yrittäjyyden perusasiat hallussa ja tilitoimisto auttaa lähinnä vaikeampien kysymysten kanssa, vai tarvitsetko paljon opastusta TyEL- ja YEL-asioissa, yrityksen hallinnossa tai työsuhdeasioissa?

    Tilitoimistolta saa yleensä neuvoa ja ohjeita näihin asioihin, mutta ne lisäävät työmäärää.

  • Erikoisalat

    Tietyillä aloilla on joko erikoisia verolakeja (maatalous, käytetyt esineet, vienti, rakennusala, kiinteistöt yms.) tai muita toimintaa monimutkaistavia asioita, kuten projektiseurantaa tai erikoisia palkanlaskentaan liittyviä määräyksiä.

  • Paperinen, puolisähköinen vai sähköinen toimintamalli

    Paperikirjanpito on lähes poikkeuksetta työläämpää kuin sähköinen kirjanpito. Puolisähköinen kirjanpito voi tulla edullisemmaksi aivan pienimmillä yksinyrittäjillä, joilla on alle 10 tositetta kuussa.

Eri hinnoittelumallit

Alalla on käytössä monenlaisia hinnoittelumalleja sekä näiden yhdistelmiä. Esimerkiksi Tilitoimisto Mesiperällä on käytössä kiinteän hinnan ja tositeveloituksen yhdistelmä, sillä se on ennakoitava, mutta joustaa kuitenkin työmäärän mukaan.

Tuntiveloitus

Tuntiveloitus on periaatteessa yksinkertainen; tehdyt tunnit * tuntiveloitus = laskutus. Tuntiveloitus joustaa työmäärän mukaan, jolloin hintaa ei jouduta erikseen tarkistamaan toiminnan muuttuessa.

Tuntihinnassa on sen sijaan monia huonoja puolia. Siinä maksat oikeastaan ajasta, et tuloksista. Tilitoimistolla ei ole mitään rahallista kannustinta tehdä työtä erityisen tehokkaasti, tai investoida parempiin työvälineisiin, koska se vain laskisi liikevaihtoa. Totta kai moraalinen kannustin toivottavasti löytyy, mutta siitä ei ole mitään takuita.

Periaatteessa tuntilaskutuksella toimivaa taloushallintoa saa edullisemmaksi varmistamalla, että materiaali on kunnossa ja sovitun mukaisella tavalla toimitettu.

Tuntihinnassa kuukausilasku saattaa kuitenkin aina yllättää, vaikka olisitkin saanut arvion, kuinka paljon aikaa työhön menee.

Tuntihinnoittelussa työn tuottavuuden kasvu on tilitoimiston kannalta pakko realisoida nostamalla tuntihintaa korkeammaksi. Tämä on asiakkaalle hankalaa hintoja vertailtaessa, koska 45€/t laskuttava voi loppujen lopuksi osoittautua kalliimmaksi kuin 135€/t laskuttava.

Tuntiveloitus sopii kyllä sellaisiin tilanteisiin, jossa työn luonne on poikkeuksellinen ja vaikeasti arvioitavissa (kuten rästikirjanpito), tai suoraan ajasta riippuva (pidetään 2 tunnin koulutus asiakkaalle).

Vientiveloitus

Nykyään jo melko harvinaiseksi käyvä veloitusmalli, koska vientien määrä ei sähköisessä kirjanpidossa kauheasti riipu tehdystä työstä. Lyhyesti veloitus on vientien määrä * €/vienti = laskutus.

Kirjanpidon vienti ei välttämättä ole tuttu termi ei-kirjanpitäjille, joten avataan se tässä:

Kun tehdään kirjauksia eri tileille, jokainen yksittäinen kirjaus on vienti. Koska kahdenkertaisessa kirjanpidossa tehdään aina yhtä suuret viennit debet- ja kreditpuolille, jokaisesta tapahtumasta muodostuu vähintään kaksi vientiä.

Esimerkki 1: Pankkiin tulee viitesuoritus 578€ myyntilaskulle. Kirjaus Debet 578 Pankkitili Kredit 578 Myyntisaamiset. 2 vientiä.

Alvillisessa myyntilaskussa muodostuu vähintään 3 vientiä.

Esimerkki 2: Lähetetään 500€ + 120€ ALV -lasku asiakkaalle. Kirjaus Debet 620 Myyntisaamiset, Kredit 500 Liikevaihto 120 ALV-velka. 3 vientiä.

Vientien määrä räjähtää helposti käsiin, kun sähköisessä kirjanpidossa tehdään esimerkiksi automaattisia jaksotuksia tai vierityksiä kustannuspaikoille, tai kun ohjelman puoliautomaattiset ALV- ja työnantajansuoritustositteet tekevät automaattisesti ison kasan vientejä.

Viennit ovat ihan käyttökelpoinen veloitusperuste maksuperusteiselle paperikirjanpidolle, muulle se on vaikeasti arvioitavissa. Kannattaa vaan muistaa, että alvillisesta myynnistä tai ostosta tulee yleensä vähintään 3 vientiä.

Tositeveloitus

Kirjanpidon teko perustuu tositteisiin, ja niiden perusteella tehtäviin kirjauksiin. Tosite voi olla esimerkiksi myynti- tai ostolasku, käteiskuitti, palkkalaskelma, myyntiraportti, tiliote, kassakirja, aktivointipäätös tai moni muu.

Tositteiden määrää on helpompi arvioida kuin vientejä, ja laskutus ei riipu tilitoimiston tehokkuudesta. Tositeveloitus joustaa myös toiminnan kasvaessa tai pienentyessä.

Huonona puolena on sitten se, että tositteen määritelmä tulee sopia tarkkaan: onko esimerkiksi jokainen pankkitapahtuma oma tosite, onko yksi tiliote tosite, vai eikö tiliotteita lasketa lainkaan?

Tositeveloituksessa kirjanpidon hintaa saa laskettua, kun pyytää toimittajiltaan kuukausittaisen koontilaskun, ja toimittaa hyvän kuukausiraportin esimerkiksi verkkokaupasta tai kassakoneesta.

Kiinteä hinta

Kuukausikirjanpito maksaa 100€ -> laskutus 100€.

Kaikista yksinkertaisin laskutusperiaate, joka jättää hyvin vähän varaa erimielisyyksille laskun summasta. Toisaalta kiinteä hinta ei jousta toiminnan muuttuessa, joten sitä joudutaan usein tarkistamaan puolin ja toisin.

Kiinteä hinta myös yleensä olettaa, että aineisto toimitetaan tietyssä muodossa sovitulla tavalla, ja tositteiden määrässä on usein rajoituksia. Kiinteä hinta voi olla selkein, mutta ole hyvin tarkkana ja tarkista kuuluuko esimerkiksi tilinpäätös hintaan, vai laskutetaanko siitä erikseen.

Photo by Mats Speicher on Unsplash

5 keinoa pienentää tilitoimiston laskua

1. Vähennä tositemäärää

Vaikka pienet hankintaerät tuovat joustavuutta, kirjanpidon hinta karkaa äkkiä korkeaksi, jos jokainen nippeli, postimerkki ja hilavitkutin ostetaan omalla käteiskuitilla. Kirjanpidossa 2 600€ asianajolasku ja 0,5€ lyijykynäkuitti vievät yhtä paljon aikaa käsitellä.

Oli kyseessä sähköinen tai paperinen kirjanpito, kannattaa olla yhteydessä toimittajiin ja pyytää josko sieltä saisi yhden koontilaskun kuussa tai viikossa. Postimerkkejä voi ostaa 100 kappaleen rullissa, ja sen Facebook -mainoskampanjan maksurajan voi asettaa korkeammaksi kuin 10€.

Jos teet myyntiä taloushallinto-ohjelmiston ulkopuolisessa järjestelmässä (erillinen laskutusjärjestelmä, myyntialusta, kassakone), selvitä miten saat sieltä hyvät ja selkeät kuukausiraportit, joista selviävät varmasti kaikki kirjanpidon ja verotuksen vaatimat tiedot.

Palkat kannattaa pyrkiä maksamaan kerran kuussa, ellei ole tuntipalkkaisia. Luontoisedut, tulospalkkiot ja muut liikkuvat osat lisäävät nopeasti palkanlaskennan työmäärää, joten niitä on syytä käyttää harkiten.

Kannattaa miettiä myös kuinka paljon omaa aikaa säästyy, kun ei tarvitse koko ajan pohtia onko sitä ja tätä varastossa. Jatkuvaan shoppailuun ja kuittien toimittamiseen menee luultavasti enemmän aikaa kuin arvaatkaan.

2. Kunnolliset tositteet

Kirjanpitoa tehdään tositteiden avulla. Näitä ovat myyntilaskut, ostolaskut, kassaraportit, tiliotteet, muistiotositteet ja monet muut.

Suurin osa tositteista saadaan ulkopuolisilta, ja merkittävä osa näistä on ostolaskut.

Laskun perusajatus on yksinkertainen: kuka on myynyt, mitä on myynyt, kuka on ostanut, milloin on myynyt ja mitä se on maksanut. Tositteen pitäisi kyetä vastaamaan noihin kysymyksiin (käteiskuiteissa ostajaa ei aina mainita).

Aina kaikki ei mene ihan nappiin, ja joskus tulee vastaan todella heikkolaatuisia tositteita: tuoterivillä lukee vaikkapa “Tuote 463QF6”.

Mitäköhän tässä oikein on mahdettu ostaa?

Erityisesti arvonlisäverosäännökset asettavat ankarat vaatimukset tositteiden tiedoille. Jos tositteesta ei käy selvästi ilmi sen sisältämä arvonlisävero, sitä ei voi vähentää. Eli jos toimitat maksumuistutuksen kirjanpitoon, menetät ostohinnan sisältämän arvonlisäveron.

Kansainvälisessä kaupassa on tärkeätä mainita olevansa elinkeinonharjoittaja, ja EU-ostoissa mainita ALV-tunnuksensa (FI+y-tunnus ilman väliviivaa). Tällöin myyjän ei pitäisi laskuttaa oman maansa arvonlisäverolla, joka ei ole koskaan Suomessa vähennyskelpoista.

Jos saat ostolaskun tai tositteen, joka on puutteellinen, ota yhteyttä myyjään ja pyydä kunnon laskua. Jos kirjanpitäjä joutuu käyttämään ylimääräistä vaivaa selvittääkseen mihin maahan myyjä on sijoittautunut tai mitä ihmettä on mahdettu myydä, se tulee ennen pitkää näkymään kirjanpidon hinnassa.

Sanomattakin lienee selvää, että jos tositteita puuttuu jatkuvasti ja tilitoimisto joutuu kyselemään niiden perään, tämä näkyy ennen pitkää laskussa.

3. Erikoistapausten välttäminen

Joskus tietyn tyyppinen liiketoiminta tai odottamattomat olosuhteet kasvattavat kirjanpidolle asetettuja vaatimuksia. Marginaaliveromenettelyt, osittainen ALV-vähennysoikeus tai tukiprojektin edellyttämä kustannuspaikkaseuranta ovat tämänlaisia työmäärää lisääviä seikkoja.

Tällöin kirjanpidon kohoavat kustannukset ovat normaalia liiketoiminnan kulua, eikä sitä kannata sen enempää murehtia.

Eri asia on ihmisille usein luontainen ns. erikoisuuden tavoittelu. Kun se oma tuttu ja turvallinen ydinliiketoiminta alkaa tuntua jo liian varmalle, lähdetään kasvattamaan rönsyjä. Ruvetaan harrastamaan kryptovaluuttoja tai dropshippausta.

Yleensä näistä saatava raha on aika minimaalista sivutoimisesti tehtynä, mutta nämä mutkistavat ALV-käsittelyä tai tuloverotusta huomattavasti.

Kannattaa hetken harkita onko juuri sinun firmasi se, joka lähtee Verohallinnon kanssa yhdessä pohtimaan uraauurtavaa verotuskäytäntöä.

4. Sovituista toimintatavoista kiinnipitäminen

Jos on sovittu, että edellisen kuukauden materiaalin on oltava tilitoimistolla viimeistään 10. päivä seuraavaa kuuta, kannattaa pyrkiä siihen, että ne viimeisetkin käteiskuitit ja myyntiraportit todella ovat tuolloin tilitoimistolla.

Kirjanpitäjillä on yleensä tietty työrytmi, ja jos Asiakas Oy:lle varattuna aikana ei ole materiaaleja käytössä, joudutaan tämän kirjanpito tekemään sitten joskus, kun on aikaa ja materiaalit on saatu. Harva tilitoimisto on valmis tinkimään myöhemmin tehtävien töiden toimitusaikataulusta, jos yhtäkkiä saavat jo myöhästyneen kirjanpidon materiaalit.

Kiirelisät voivat äkkiä tulla kalliiksi, jos ajattelet että kirjanpitäjäsi tekee samalla hinnalla (jos ylipäätänsä tekee) työt viikonloppuna!

5. Taloushallinnon sähköistäminen

Aivan rehellisesti sanottuna, mielestämme paperikirjanpidossa ei nykyään ole juurikaan liiketaloudellista järkeä. Se vaatii monin verroin työtä, mapit vievät tilaa, ja aineiston toimitus tilitoimistolle ja/tai tilintarkastajalle on oma hupinsa. Paperikirjanpito soveltuu parhaiten hyvin pienille vuositoimijoille, kuten muutaman huoneiston asunto-osakeyhtiöille.

Sähköinen taloushallinto on paitsi helppoa ja edullista, myös hyvä tapa saada enemmän irti taloushallinnosta. Automaattinen tunnuslukujen laskenta, kassavirran seuranta, reskontran hoito ja yhteinen ympäristö yritykselle ja kirjanpitäjälle sujuvoittavat merkittävästi yrittäjän arkea.

Tilitoimisto Mesiperältä saat laadukkaat sähköisen taloushallinnon palvelut yrityksellesi. Vilkaise palvelujamme ja ota yhteyttä!

Lue myös

Fennoan logo

Tilitoimisto Mesiperä on nyt Fennoa -tilitoimisto

Tilitoimisto Mesiperä Oy on nyt alkaneena vuonna ottanut käyttöönsä taloushallinto-ohjelmisto Fennoan. Fennoa on moderni suomalainen taloushallinto-ohjelmisto, joka on nopeasti kasvattanut suosiotaan ja käyttäjämääriään. Fennoa Oy:n