Kirjanpito itse – 5 syytä ulkoistaa tilitoimistolle

Photo by iMattSmart on Unsplash.

Jokainen uusi yrittäjä joutuu tekemään päätöksen kirjanpidon ja taloushallinnon järjestämisestä: tehdäkö kirjanpito itse, vai ulkoistaako taloushallinnon ammattilaiselle? Tässä artikkelissa listaamme 5 hyvää syytä, miksi sinun kannattaa ottaa taloushallinnon ammattilainen yrityksesi kumppaniksi.

Kirjanpito mielletään helposti pakolliseksi pahaksi, joka tehdään vain koska laki käskee. ”Kunhan nyt ei verottaja suutu ja tilillä on rahaa”. Varsinkin pienillä toiminimiyrittäjillä voi olla kiusaus tehdä yhdenkertainen kirjanpito excelissä, kun tulot ovat alussa pienet.

Tämä on todella harvoin kannattavaa. Yhdenkertainen kirjanpito on paljon hankalampi hahmottaa kuin kahdenkertainen, ja joudut yleensä pitämään varjokirjanpitoja maksamattomista laskuista tai kahden kuukauden päästä maksettavasta arvonlisäverosta.

Kirjanpidon tekeminen excelissä on hyvä ajatus vain yhdessä tilanteessa: jos ei ole ennen tehnyt kirjanpitoa excelissä. Olemme nähneet ihan tarpeeksi monen fiksun yrittäjän solmuun menneet excelkirjanpidot, joiden vuoksi on vietetty aivan turhia unettomia öitä.

Kirjanpito ja verotus ovat tiiviisti kytköksissä toisiinsa, mutta lisäksi yrityksen taloushallintoon kuulu myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, maksuliikenne ja reskontran seuraaminen, sekä usein palkkahallinto.

Lisäksi hyvällä taloushallinnon osaamisella voidaan tuottaa yritykselle budjetteja, tehdä kassavirtaennusteita, laskea kirjanpidon pohjalta taloudellisia tunnuslukuja ja optimoida verotusta.

Saisit kaiken yllä olevan ammattimaisesti tilitoimistolta.

Alla listaamme 5 tarkempaa syytä otta tilitoimisto mukaan yrityksesi arkeen alusta lähtien.

1. Saat tehokkaat työkalut itsellesi

Netti on pullollaan kirjanpito-ohjelmistoja, laskutuspalveluita, pankkitilin ja laskutuspalvelun yhdistelmiä ja ilmaisia excel-pohjia. On helppo ottaa aina mututuntumalla parhaan kuuloinen palvelu kuhunkin tilanteeseen.

Tästä päädytään nopeasti tilanteeseen, jossa pankkitilin tilanne tarkistetaan verkkopankista, myyntilaskut tehdään jossain pilvipalvelussa, ostolaskut ovat mapissa hyllyssä ja kirjanpito on tiedostossa ”firman kirjanpitoUUSI.xlsx”.

Tähän tuhlaantuu aina vaan enemmän aikaa, ja virheiden todennäköisyys kasvaa. Paketti tuntuu väärältä, mutta korjaaminenkin olisi vaivalloista.

Tilitoimiston osaa suositella tarpeisiisi sopivan taloushallinnon kokonaisratkaisun, jossa näet yhdeltä näkymältä avoimet myynti- ja ostolaskut, pankkitilin tilanteen, ja vaikka kassavirtaennusteen ensi kuulle.

Hyvä taloushallinto-ohjelmisto on yritykselle kuin tehokas tietokone CAD-suunnittelijalle — väärä paikka säästää.

Kannattaa vilkaista kirjoitustamme Fennoasta, joka on loistava työkalu kaikenkokoisille yrityksille taloushallintoon.

2. Saat kaiken tiedon yhdestä paikasta

Mitä vaatimuksia työterveyshuollon vähenyskelpoisuuteen liittyy? Mihin kohtaan ALV-ilmoitusta kirjaat käännetyn alvin kansainvälisistä palveluostoista? Miten vaikuttajamarkkinoijalle luovutetut tavarat pitäisi käsitellä kirjanpidossa ja palkanlaskennan osalta?

Kaikkiin noihin kysymyksiin löydät kyllä vastauksen nettiä selaamalla. Sopivasti kun luet pari verottajan ohjetta, tulorekisterin käyttöohjeet ja Kirjanpitofoorumin postauksia vuodelta 2014, saat ehkä vastauksen selville.

Otitko aikaa kuinka kauan tuohon tiedonetsintään meni? Ja onko olo luottavainen vastauksen suhteen? Olisiko kuitenkin kiva kysyä tämä tilitoimistolta, ja saada varma vastaus kuin apteekin hyllyltä (tai viimeistään apteekin varastosta)?

Tilitoimistosi on luultavasti pohtinut sinua askarruttavia kysymyksiä ennenkin, ja osaa antaa hyvän ja käytännöllisen vastauksen helposti.

3. Kirjanpito & verotus menevät varmasti oikein

Kirjanpito on helppoa, ainakin periaatteessa. Sen kun listaat tulot ja menot maksun mukaan. Vaikka maksuperusteinen juokseva kirjanpito onkin sallittua pienille kirjanpitovelvollisille, sen antama tulosinformaatio on käytännössä nolla. Ja veroilmoitusta varten joudut kuitenkin oikaisemaan sitä suoriteperusteiseksi.

Laadukas kirjanpito paitsi kertoo yrittäjälle toiminnan kannattavuudesta, se on myös eduksi rahoitusneuvotteluissa. Hyvästä kirjanpidosta on lisäksi helppo johtaa tiedot veroilmoitukseen ilman ylimääräistä työtä.

Verotukseen varsinkin liitty paljon kommervenkkejä, jotka riippuvat paljon yritysmuodosta. Uudet yrittäjät usein luulevat verottajan tarkistavan ilmoitukset, ja ilmoittavan vähennyskelvottomista menoista. Näin ei kuitenkaan ole, vaan virheet tai tulkintaerimielisydet tulevat usein ilmi vasta mahdollisessa verotarkastuksessa — ja verottaja ei taatusti ilahdu kilometrikorvauksistasi kodin ja toimiston välillä.

Photo by Clark Young on Unsplash.

4. Voit alusta alkaen keskittyä omaan toimintaasi

Oletko:

  1. Kirjanpidon ja verotuksen asiantuntija?

  2. Tottunut käyttämään taloushallinnon työkaluja?

  3. Hyvä arvioimaan taloudellisten, yhtiöoikeudellisten tai verotuksellisten ratkaisujen oikeudellisia seurauksia?

Onneksi olkoon, perustit varmaan tilitoimiston!

Ai etkö? No se on ihan ymmärrettävää, yrityksesi ala onkin varmaan sellainen josta sinulla on kokemusta, ja jolla osaat myydä laadukkaita tuotteita hyvään hintaan.

Eikö kannattaisi sitten keskittyä omaan ydintoimintaan ja tahkota rahaa sillä, sen sijaan että käyttäisit aikaa ja vaivaa hallinnollisiin hommiin jotka voisit ulkoistaa? Eihän ravintolakaan rupea itse hitsaamaan keittiökalusteitaan, tai markkinointikonsultti kuljettamaan omalla autollaan julisteita pitkin poikin Suomea.

”No kun alussa ei kuitenkaan ole niin paljon asiakkaita ja tulotkin ovat vielä pienet” — no sittenhän ei todellakaan kannata tuhlata aikaa paperihommiin vaan markkinoida ja kehittää tuotteitaan!

Ajatellaan vaikka että yrityksesi tekee sähköhommia 50€ / tunti, kate 35€. Kuukaudessa käytät vaikka 10 minuuttia joka työpäivän jälkeen paperihommiin. Tästä saadaan 210 minuuttia kuussa eli kolme ja puoli tuntia. Jos olisit tehnyt saman ajan sähköhommia olisit saanut 122,5€. Koska toimintasi on oletettavasti verrattain simppeliä, tilitoimistosi työn lasku olisi varmaan ollut pienempi, ja työn laatu parempaa.

Tuo 10 minuuttia päivässäkin on aika optimistinen arvio. Todennäköisesti sinulla meni vielä pidempään paperitöihin, mikä kallistaa vaakaa entisestään ulkoistamisen puolelle.

Tilitoimisto voi hoitaa paljon muutakin kuin pelkän kirjanpidon. Sähköisessä taloushallinnossa voit oikeastaan ulkoistaa kaiken paitsi ostolaskujen hyväksymisen ja myyntilaskujen ohjeistuksen, kun materiaali saadaan suoraan taloushallinto-ohjelmistoon toimittajilta.

5. Tilitoimisto tukee yrityksesi kasvua

Monella yrityksellä kasvu on jossain vaiheessa edessä. Ruvetaan laajentamaan tuotantoa, palkataan työntekijöitä, rahoittajat tai sidosryhmät kaipaavat tarkempia raportteja.

Tilitoimisto osaa auttaa yritystä sen eri vaiheissa. Voidaan vaikka laskea työntekijästä tulevia kustannuksia, seurata automaattisesti liiketoimintaa projektikohtaisesti tai liittää varastokirjanpito saumattomasti liikekirjanpitoon.

Toki tilitoimiston voi ottaa toimintaan mukaan vasta kun on välttämätöntä, mutta usein yrittäjä olisi hyötynyt rahallisesti jos olisi alusta alkaen oltu mukana tukemassa ja neuvomassa. Lisäksi murrosvaihe ja uuteen ohjelmaan siirtyminen vievät aikaa ja vaivaa, kumpikin resursseja jotka ovat kasvuvaiheessa tiukilla.

Kirjanpito itse — hyödyt

Ei taloushallinnon hoitaminen itse ole mikään automaattisesti väärä vaihtoehto. Jos liiketoiminta on hyvin samanlaista kuukaudesta toiseen, käytät kunnon työkaluja ja haluat pysyä todella tarkkaan selvillä yrityksesi taloudesta, itse tehdyllä kirjanpidolla voidaan päästä kohtuulliseen lopputulokseen.

Yksi merkittävä etu itse tekemisessä on kirjanpidon perusteiden oppiminen — kun ymmärrät kokemuksen kautta taseen ja tuloslaskelman eron, osaat lukea tilinpäätöstä ja väliraportteja paremmin. Vaikka kirjanpito olisikin ulkoistettu tilitoimistolle, yritys on silti vastuussa kirjanpidostaan, ja tilitoimiston tuottamaa dataa on syytä osata lukea.

Tilitoimisto Mesiperä tarjoaa kattavasti taloudenhallinnon palveluita peruskirjanpidosta erikoistöihin. Vilkaise tarjontamme läpi josko löytäisit sieltä jotain hyödyllista.

Lue myös

Fennoan logo

Tilitoimisto Mesiperä on nyt Fennoa -tilitoimisto

Tilitoimisto Mesiperä Oy on nyt alkaneena vuonna ottanut käyttöönsä taloushallinto-ohjelmisto Fennoan. Fennoa on moderni suomalainen taloushallinto-ohjelmisto, joka on nopeasti kasvattanut suosiotaan ja käyttäjämääriään. Fennoa Oy:n

Tilitoimiston vaihtaminen

Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista, tai oletko jo päättänyt etsiä uuden taloushallinnon kumppanin? Käymme tässä artikkelissa läpi keinot onnistuneeseen vaihtoon. Yrityksen ja tilitoimiston suhde on yleensä pitkäikäinen

Vuoden 2021 muutokset

Vuosi 2020 on ollut monin tavoin poikkeuksellinen. Lehtien otsikoita ja valtioneuvoston esityslistaa hallitsevat aiheet, joita olisi vuosi sitten pidetty mahdottomina. Taloudellisesti kulunut vuosi on ollut

Starting a Business in Finland

Living in Finland, or planning to move here? Experienced entrepreneur, or just interested in trying something new? Starting a business in Finland might sound daunting,