Mitä tarkoittaa maksuperuste, laskuperuste tai suoriteperuste? Entä jaksotus tai tuotannontekijä? Jos haluat ymmärtää paremmin tuloslaskelman syntyprosessia, kannattaa lukea tämä artikkeli.
Tässä artikkelissa käydään aihetta läpi maallikon näkökulmasta. Terminologiassa on pyritty tasapainoon tarkkuuden ja ymmärrettävyyden välillä. Artikkelissa ei käsitellä kassavirran merkitystä yritystoiminnalle. Artikkelissa ei myöskään käsitellä pysyviä vastaavia tai poistoja. Samoin tietyt erikoistoimenpiteet jaksotuksen suhteen, kuten valmistusasteen perusteella tuoton kirjaaminen, on rajattu pois.
Kirjanpitäjä: ”Tässä joulukuun tuloslaskelma.”
Asiakas: ”Miksi tässä näkyy 150€ huoltolasku, maksoin sen vasta tammikuussa.”
Kirjanpitäjä: ”Se on kirjattu joulukuulle suoriteperusteella.”
Asiakas: ”???”
Yllä oleva keskustelu toistuu usein uusien asiakkaiden kanssa. Arkielämän käsitys tuloista ja menoista ja niiden ajoituksesta eroaa suuresti yritysten kirjanpitomaailmasta, joten ei ole ihme jos tuloslaskelma näyttää alussa omituiselta.
Kirjanpito on tietyn taloudellisen yksikön, kuten yrityksen tai yhdistyksen, rahanarvoisten tapahtumien kirjaamista lakien, asetusten ja vakiintuneiden tapojen mukaisesti. Jokainen tämänlainen tapahtuma kirjataan tietylle (tai useammalle) tilille, kuten menotili, tulotili tai käteiskassatili, ja tietylle päivämäärälle.
Kysymys onkin, että mille päivälle tapahtuma kirjataan?
Kirjausperusteet
Kirjausajankohta voidaan valita 3 eri periaatteen mukaan:
- Maksu- tai kassaperuste
Tämä on arkielämälle tyypillisin näkökulma. Meno kirjataan sille päivälle kun meno maksetaan, ja tulo sille päivälle kun maksu saadaan. - Laskuperuste
Ostolasku kirjataan sen laadintapäivämäärälle, ja myyntilasku samoin. - Suoriteperuste
Meno kirjataan sille ajankohdalle kun sillä hankittu tuotannontekijä on saatu käyttöön, ja tulo kun sen perusteena oleva työ on tehty.
Otetaan havainnollistava esimerkki. Menet ravintolaillalliselle, ja tilaat ruoan ennen maksamista:
- Maksuperusteella meno syntyy vasta kun tarjoilija on höylännyt pankkikorttisi.
- Laskuperusteella meno on syntynyt kun tarjoilija tuo laskun pöytään.
- Suoriteperusteella meno on syntynyt kun kukin ruoka tai juoma on tuotu pöytään.
Näistä kolmesta suoriteperustetta pidetään ”parhaana” kirjanpidon näkökulmasta, vaikka kaikkea kolmea kirjaustapaa yleensä käytetäänkin sekaisin.
Maksuperusteinen kirjanpito ja maksuperusteinen arvonlisäveron tilittäminen on mahdollista eräille pienille toimijoille, mutta näidenkin on koko ajan kyettävä selvittämään ”mitä pitää kohta maksaa” tai ”mitä maksuja pitäisi kohta tulla” – minkä suoriteperusteinen kirjanpito hoitaa automaattisesti.
Suoriteperusteen edut
Yksi kirjanpidon perusajatus on tuottaa tulostietoa – tuottaako yritys voittoa vai tappiota. Jotta kirjanpito olisi mahdollisimman oikea-aikaista, menot ja tulot pyritään jaksottamaan eli kirjaamaan oikealle ajanjaksolle.
Tätä voidaan tehdä vapaaehtoisesti tilikauden sisällä, tai lain määrämänä tilikauden ylitse. Jaksottamisen yksi perusteoria on meno tulon kohdalle -periaate. Jos jostain menosta on odotettavissa vielä vähintään menon verran tuloa tulevana ajankohtana, menoa ei kirjata vielä kuluksi, vaan se aktivoidaan taseeseen (eli laitetaan ikään kuin ”varastoon”).
Valotetaan asiaa: Riina & Tiina Mööpeli Ky ostaa tammikuussa 20 000€ edestä puutavaraa valmistuskäyttöön. Kyseessä on meno, joka kirjataan ostoihin. Tammikuun lopussa firmalla on edelleen varastossa 17 000€ arvosta puutavaraa, josta voidaan tehdä lisää huonekaluja. Ostoja oikaistaan ns. varaston muutos -tilin kautta, niin että tammikuun tuloslaskelmassa näkyy ostoja -20 000€ arvosta, varastonmuutosta + 17 000€ arvosta, eli kokonaiskulut ostoista ovat -3000€.
Kaikki pienet yritykset eivät kuitenkaan tee vastaavaa inventointia kuukausittain, sillä se on työlästä, varsinkin mikäli varastonhallinta on hyvin manuaalista. Inventointi voidaan tehdä vaikka vain kerran vuodessa, mutta tällöin on vaikea nähdä ”todellista” kuukausittaista tulosta.
Helpompi jaksotusperiaate koskee hankintoja, jotka kohdistuvat tiettyyn ajanjaksoon: vakuutus on voimasssa tammikuusta joulukuuhun, tai vuokra maksetaan kvartaaleittain. Tällöin on hyvin helppo jakaa meno kuluksi ajan kulumisen mukaan: jos tammikuussa maksetaan koko vuoden vuokrat 12 000€, tammikuulle kirjataan vuokrakulua 1000€, ja loput 11 000€ taseeseen ”odottamaan”, josta sitten otetaan aina 1000€ kuluksi helmikuusta eteenpäin.
Entä sitten aloitusesimerkin auton huolto?
Jos auto oli huollossa joulukuussa, ja se saatiin sieltä takaisin joulukuussa, kyseessä on joulukuun kulu – yritys on hankkinut ja saanut ”tuotantotekijän” auton käyttökelpoisuuden muodossa. Vaikka lasku tulisikin vasta tammikuun puolella, suoriteperusteella tapahtuma kirjataan joulukuulle.
Miten sitten myyntien jaksotus?
Myynnit voidaan jaksottaa samalla periaatteella; myynti on tapahtunut, kun tapahtuma on sitovasti ”laskutuskypsä”, eli asiakas on saanut sen mistä maksaakin. Lyhyen valmistusajan tuotteiden (tavanomainen konsultointi, pienhuollot) kohdalla laskutusperuste antaa usein riittävän hyvän tuloksen, varsinkin jos liikevaihdon hankkimiseen ei liity merkittäviä materiaalihankintoja.
Myynnit kannattaa kuitenkin joskus jaksottaa suoriteperusteella oikealle kuukaudelle, jos myydään vaikka pidempikestoista palvelua kuukausimaksulla, ja halutaan mahdollisimman tasaista kuvaa näyttävä tuloslaskelma.
Joskus tapahtumaa ei saa edes kirjata myynniksi eli tuotoksi, vaan se on pakko jaksottaa. Jos As Oy Kalaharintie 17 tilaa joulukuussa putkiremontin, ja LVI-liike lähettää ennakkolaskun joulukuussa jolle se saa maksun, LVI-liike ei voi kirjata tätä myynniksi. LVI-liike ei nimittäin ole luovuttanut vielä tuotetta asiakkaalle, vaan on asiakkaalle velkaa ennakkomaksun verran.
Liikevaihdoksi tämä saadaan vasta sitten kun on putket hitsattu, työmaa siivottu ja vastaanottopaperit kuitattu. Liikevaihtona voidaan siis esittää ainoastaan erät, joihin ei enää liity velvoitteita, kuten palvelun tuottamista tai tavaran luovuttamista. Tästä on olemassa kirjanpitolautakunnan lausunto liittyen esimerkiksi lehtien vuositilausten myyntiin – kaikkea liikevaihtoa ei voitu vielä kirjata, jos on vielä lehtiä toimittamatta.
Hyvän tuloslaskelman edut
Kun myynnit ja hankinnat jaksotetaan oikein, voidaan saada kuukausitasolla oikeasti merkityksellistä tietoa yrityksen kannattavuuden kehityksestä. Jos havaitaan että liikevaihto pysyy samana mutta ostot ja palkat kasvavat kuukaudesta toiseen, voidaan tähän myyntikatteen laskuun reagoida ajoissa – muuten ehditään kuluttaa yrityksen voimavaroja ennen korjausliikettä.
Kuukausittain varastonlaskenta voi olla aivan oleellinen jos varaston alkuarvo edellisvuodelta on iso. Jos koko tilikausi myydään kassa kilkattaen, ja uusia ostoja ei juurikaan tehdä, tilikauden ensimmäisen 11 kuukauden tuloslaskelma voi näyttää hyvinkin kivalta. Kunnes tilinpäätöksen inventaarin yhteydessä huomataan että varasto on huvennut enemmän kuin mitä on saatu liikevaihtoa. Onkin myyty koko vuosi tappiolla!
Jaksotuksen hinta
Nykyaikaisilla taloushallintaohjelmistoilla jaksotusta voidaan automatisoida pitkälle, eikä se ole erityisen työlästäkän.
Tilitoimisto Mesiperä tekee lähtökohtaisesti kirjanpidon mahdollisimman pitkälle suoriteperusteen mukaan, koska haluamme kertoa asiakkaillemme muutakin kuin että ”tässä kuussa tilille tuli 2000€ ja lähti 2500€” – sen asiakas osaa nähdä itsekin.
Kaikkea ei kuitenkaan aina ole mielekästä jaksottaa:
- Pienet epäolennaiset kulut – jos uusit domainin vuodeksi 10€:lla, kirjaamme sen varmasti kertakuluksi
- Kuukausittain pienet samansuuruiset kulut – sillä ei ole kauheasti väliä kirjataanko se 8,9€ pankkikulu aina edelliselle kuukaudelle vai maksukuukaudelle
- Paperiasiakkailla jaksotus vaatii enemmän työtä, jolloin rima on korkeammalla.
- Palkkojen jaksottaminen, kun palkkakausi menee kuunvaihteen yli on työlästä, ellei palkkaohjelmistosta saada tähän hyvää dataa – varsinkin jos palkkamenot eivät jakaudu tasaisesti joka päivälle.
Inventaaria emme luonnollisestikaan pysty asiakkaan puolesta tekemään, ja kannattaa pohtia mitkä ovat usein (vuosineljänneksittäin tai kuukausittain) tehdyn inventaarin hyödyt ja haitat.
Jos varastokirjanpitoa automatisoidaan, tai peräti liitetään taloushallintaohjelmistoon, jopa reaaliaikainen varastonseuranta on mahdollista.
Jos kaipaat kirjanpidoltasi enemmän, kannattaa vilkaista palveluitamme.
