Varasto ja inventaari

Uusi vuosi on alkanut, ja samalla monen yrityksen tilikausi vaihtui. Tilikauden päätyttyä on aika ruveta tekemään vuotuista tilinpäätöstä, vaikka ajan tasalla oleva yritys onkin valmistautunut tilinpäätökseen jo tilikauden aikana.

Inventaari eli varaston laskenta on yksi oleellisimmista, ja joidenkin yritysten tapauksessa isoin ja vaativin osanen tilinpäätöstöitä. Inventaarin tekoa ei voi oikein ulkoistaa tilitoimistolle, joten yrityksen on itse suoriuduttava siitä.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö tilitoimisto voisi antaa ohjeita mitä inventointi on, tai mitä dokumentteja sen pitäisi tuottaa – tässä artikkelissa avataan termit, ja annetaan käytännön ohjeita ja huomioita varaston laskemiseksi.

Jos yritykselläsi ei vielä ole sähköistä taloushallintoa ja kirjanpitoa tai tarvitset apua palkanlaskennassa niin me otamme vastaan uusia asiakkaita. Olemme myös valtuutettu Fennoa tilitoimisto.

Mikä varasto, mikä inventaari

Yritys tekee tilikauden aikana aine-, tarvike- ja tavarahankintoja, joita kutsutaan hämäävästi ostoiksi. Nämä ovat suoraan yrityksen liiketoimintaan liittyviä, ja liikevaihtoon välittömästi vaikuttavia tavarapitoisia hankintoja.

Nämä voivat olla esimerkiksi kankaita vaatevalmistajalle, myyntitavaraa verkkokaupalle, tai kuluvia pientyökaluja rakennusurakoitsijalle.

Ostoja eivät ole esimerkiksi palkat ja niihin liittyvät kulut, rahoituskulut, tai liiketoiminnan muut kulut kuten toimitilakulut, kalustohankinnat, konsultointi- tai taloushallintomenot tai kahvitarvikkeet.

Hankintojen luokittelu ostoihin ja muihin liiketoiminnan kuluihin on yrityskohtaista – polttoaine voi olla liiketoiminnan muu kulu sähköasentajalle, mutta osto taksille. Oleellista on suora yhteys myytäviin palveluihin tai tavaroihin.

Ostot kirjataan tuloslaskelmaan kuluksi toimitushetken mukaan, mutta varaston arvo oikaistaan viimeistään tilinpäätökseen. Varasto on osa yrityksen vaihto-omaisuutta.

Kirjanpidon suoriteperusteisuuden mukaan, tilikauden kuluksi tuloslaskelmaan kuuluu ainoastaan se osa ostoista, jotka on kulutettu tilikauden aikana. Asiasta määrätään Kirjanpitolain 5 luvun 6 §:ssä, ja Elinkeinoverolain näkemys asiaan löytyy III osan 2 luvun 28 §:ssä.

Inventaarissa eli varaston laskennassa lasketaan jäljellä olevan vaihto-omaisuuden määrä tilikauden päätöspäivänä, ja arvostetaan se tiettyjen periaatteiden mukaan. Näin saatua summaa verrataan taseessa ennestään olevaan varaston arvoon, ja erotus kirjataan joko tuloksi (varasto kasvanut, positiivinen varastonmuutos) tai kuluksi (varasto huvennut, negatiivinen varastonmuutos).

Havainnollistetaan:

Kameraliike Ky:n ensimmäinen tilikausi päättyy 31.12.2022. Yhtiö on ostanut kameroita ja muita tarvikkeita myytäväksi tilikauden aikana 26 000€ edestä, ja ne näkyvät tuloslaskelman kohdassa “ 5. Materiaalit ja palvelut; a) Aineet, tarvikkeet ja tavarat; aa) Ostot tilikauden aikana.

Yhtiö tekee inventaarin per 31.12.2022, ja saa varaston arvoksi 11 000€. Koska taseessa ei vielä ollut varaston arvoa, taseen vaihtuviin vastaaviin kirjataan 11 000€ omaisuudeksi, ja tuloslaskelman kohtaan 5; a); ab) Varastojen muutos kulun oikaisuksi 11 000€ tulo.

Taseessa on tällöin 11 000€ varasto, ja tuloslaskelmassa -26 000€ + 11 000€ = -15 000€ kulu ostoissa.

Yhtiön toisena tilikautena ostohankintoja tehdään 39 000€. Varasto inventoidaan 31.12.2023, ja sen arvoksi saadaan 4000€. Koska taseessa oli varastoa 11 000€ arvosta, havaitaan varaston pienentyneen 7000€ verran. Negatiivinen varastonmuutos kirjataan kuluksi, vähentäen varaston arvoa taseessa.

Taseessa on tällöin 4000€ varasto, ja tuloslaskelmassa – 39 000€ + (-7000€) = -46 000€ kulu ostoissa.

Varaston tunnistaminen

Inventaari tehdään nimike-erä-kohtaisesti. Aluksi tunnistetaan, mitä erillisiä hyödykkeitä varastossa on, ja jos samaa hyödykettä on hankittu eri aikoina eri hintaan, nämä eri ostoerät käsitellään erikseen. Nämä erät luokitellaan alempana kuvatulla tavalla, ja arvostetaan tiettyjen periaatteiden mukaan.

Varaston laskennassa sovelletaan lähtökohtaisesti FIFO-periaatetta (first in, first out). Eli aina kun tavaraa kulutetaan tai myydään, katsotaan, että vanhimmat tavarat poistuvat varastosta. Sillä, onko tavara poistunut varastosta myynnin tai esimerkiksi pilaantumisen takia, ei ole merkitystä. Ainoastaan poikkeuksellinen varaston hupeneminen (esim. tulipalo) käsitellään erikseen.

Varastolaskennan pohjana on toivottavasti varastonhallintaohjelmiston raportti, mutta se täytyy täsmäyttää fyysisellä laskennalla lähellä inventaaripäivämäärää. Tätä ei tietenkään tarvitse tehdä keskiyöllä tilikauden päättymishetkellä vuoden vaihteessa, mutta inventaariraportin tulisi esittää varaston arvo tilinpäätöspäivän päätteeksi. Riittää, että fyysinen täsmäytys tehdään hieman ennen tai jälkeen inventaarin päiväyksen.

Inventaaria tehdessä tulee muistaa oleellisuuden periaate – ei liene mielekästä laskea varastoa ruuvin tarkkuudella tai mitata sähköjohtoja rullamitalla. Pienet kirjanpitovelvolliset, joilla on vain vähäinen määrä aineisiin ja tarvikkeisiin kuuluvaa vaihto-omaisuutta, ja jonka varaston arvo ei suuresti vaihtele tilikaudesta toiseen, voivat käyttää yksinkertaistettua menettelyä, ja arvostaa varaston samaan arvoon joka tilikausi.

Tämä voi olla esimerkiksi pieni sähköasennusyritys, joka määrittelee “mitä paku vie”, ja käyttää tätä vuotuisena varastonarvona.

Varaston eri osa-alueet

Vaihto-omaisuuden varasto jaetaan eri osa-alueisiin inventaarissa. Kaikkia eriä ei välttämättä esiinny kaikilla yrityksillä. Jos yritys ei esimerkiksi harjoita valmistustoimintaa, eriä 1–3 tuskin on laisinkaan. Oikealla jaottelulla saadaan kirjanpidon ja veroilmoituksen vaatimat tiedot.

Nämä eri luokat ovat:

1. Aineet ja tarvikkeet, eli raaka-aineet kuten puutavara, kankaat tai pienrauta, jotka on tarkoitettu kulutettavaksi palvelu- tai valmistustoiminnassa.
   
   
2. Keskeneräiset tuotteet, eli itse valmistetut, myytäväksi tarkoitetut tavarat, jotka eivät ole vielä myyntivalmiita.
   
   
3. Valmiit tuotteet, eli itse valmistetut myyntitavarat.
   
   
4. Tavarat, eli valmiina hankitut, myytäväksi tarkoitetut tavarat.
   
   
5. Vaihto-omaisuuskiinteistöt. Jos kiinteistöjen ostaminen ja myyminen on yrityksen liiketoimintaa, ne ovat vaihto-omaisuutta.
   
   
6. Vaihto-omaisuusarvopaperit. Jos yritykselläsi on julkisesti noteerattuja arvopapereita kuten rahasto-osuuksia tai osakkeita, salkunhoitajalta saa tarvittavat raportit. Vaikka nämä ovat vaihto-omaisuutta vain arvopaperikauppiailla, toimita silti kirjanpitäjälle salkkuraportit tilinpäätöspäivälle, jos yrityksesi omistaa muuten vaan arvopapereita.
   
   

Varaston arvostaminen

Varaston erien arvostamisessa käytetään alimman arvon periaatetta. Jokaiselle nimike-erälle selvitetään kolme arvoa:

• Hankintameno, eli mitä nimike-erästä on alun perin maksettu.
  
  
• Todennäköinen jälleenhankintameno, eli mitä nimikkeestä pitäisi tällä hetkellä maksaa.
  
  
• Todennäköinen luovutushinta, eli mitä siitä voisi myytynä saada.
  
  

Näistä arvoista valitaan nimike-eräkohtaisesti alin arvo, kerrotaan varastossa olevan tavaran määrällä (kappaletta, kiloa, litraa yms.), ja näin saadaan nimike-erän arvo.

Esimerkki:

Pelimeri Oy on ostanut tilikaudella 30 kappaletta PlayStation 5 -pelikonsoleita, joista sillä on 5 kappaletta myymättä inventointipäivänä. Konsolit on hankittu 460€ kappalehintaan. Yhtiö myy konsoleja kuluttajille 750€ hintaan.

Koska konsoleille on maailmanlaajuisesti kova kysyntä, niiden jälleenhankintameno on noussut 600€:oon. Tammikuusta lähtien Pelimeri Oy nostaa näiden kuluttajahintoja 900€:oon.

Hankintameno on tällöin 460€, jälleenhankintameno 600€, ja todennäköinen luovutushinta 900€. Näistä valitaan ensimmäinen, jolloin näiden varastoarvoksi tulee 460€ * 5 = 2300€.

Toisinpäin:

MegaFidgetspinner Oy on ostanut 6000 kappaletta Fidgetspinnereitä 2€ kappalehintaan, joista sillä on inventaarissa 4500 kappaletta myymättä. Vastaavia Fidgetspinnereitä ei enää valmisteta, ja yhtiö myy niitä 0,5€ kappalehintaan päästäkseen niistä eroon.

Hankintameno on tällöin 2€, jälleenhankintameno tuntematon tai sitä ei ole, ja todennäköinen luovutushinta 0,5€. Näistä valitaan viimeinen, jolloin näiden varastoarvoksi tulee 0,5€ * 4500 = 2250€.

Jos valmistetaan itse tuotteita, näille lasketaan kustannuslaskentaa käyttäen hankintameno. Perusajatuksena voi esimerkiksi olla tuotteen tarvitsemien materiaalien hankintameno, ja tuotteen valmistuksessa käytettyjen työtuntien standardikustannus tai alihankinnan hinta.

Varasto-ohjelmisto

Lienee selvää, että vähääkään isomman toimijan on syytä pitää ajantasaista varastotietoa käyttämällä joko erillistä ohjelmistoa, tai esimerkiksi verkkokauppaan integroitua varastonhallintaa. Hyvin pienet toimijat tai oman elämänsä excelvelhot voinevat käyttää taulukkolaskentaa, ja aivan pienimmät jättää ajantasaisen inventoinnin kokonaan tekemättä ja tehdä sen vain kerran tilinpäätöstä varten.

Varaston hallinta on kuitenkin oleellinen osa yrityksen johtamista ja kasvattamista. Varastotieto on oleellista itse liiketoiminnassa: näyttääkö verkkokauppa asiakkaalle vihreätä vai punaista saatavuudelle, mikä on oletettu kulutustahti jollekin tavaralle vs. kuinka kauan uuden erän saaminen kestää eli koska täytyy tilata lisää tavaraa, tai millä tavaralla on tavanomaista korkeampi palautusprosentti.

Lisäksi varaston arvo antaa arvokasta tietoa yrityksen taloudesta: mikä on myyntikate tuotteittain tai tuotealuettain? Tällä perusteella voidaan laskea ns. nollapiste, eli kuinka paljon täytyy myydä kattaakseen toiminnan kiinteät kulut. Miten yrityksen kannattavuus kehittyy? Onko varastoon sitoutunut tarpeettoman paljon varoja, jotka aiheuttavat korkokuluja ja lisäävät esimerkiksi toimitilakuluja?

Inventaarin voi tehdä myös tilikauden sisällä, esimerkiksi kuukausittain. Tällöin kirjanpito näyttää tarkempaa tulostietoa jo tilikauden aikana, ja näin on mahdollista saada merkityksellistä kannattavuustietoa joka kuukausi. Nämä inventaarit eivät vaadi fyysistä täsmäyttämistä, jolloin oikein asetetulla ohjelmistolla kyseessä on pelkkä raportin tulostaminen.

Inventaari kirjanpitoon

Inventaarin vaiheet voidaan siis käytännössä tiivistää seuraavasti:

1. Tunnistetaan eri varastot
   
   
2. Tunnistetaan, lasketaan ja täsmäytetään näissä olevat nimike-erät
   
   
3. Luokitellaan ne
   
   
4. Selvitetään näille alimman arvon periaatetta käyttäen oikea arvo
   
   
5. Summataan nimike-erät luokittain
   
   
6. Luodaan inventaaridokumentti, josta käy ilmi yllä olevat seikat. Dokumentti päivätään tekopäivälle ja allekirjoitetaan. Inventaarista tulee käydä selville, kuka inventaarin on tehnyt, minkä yrityksen varastosta on kyse, ja minkä päivän tilannetta se kuvaa.
   
   

Vinkkejä inventaariin

Seuraava lista muistettavia asioita inventaaria varten:

• Käytä aina alvittomia summia kaikessa inventaarilaskennassa, eli älä käytä jälleenmyyntiarvona alvillista hintaa. Älä käytä laskennallisia tapoja määrittää alvittomia hankintamenoja, esim. ostolaskun summa / 1,24, vaan käytä tarkkaa arvoa.
  
  
• Tunnista kaikki yrityksen varastot: onko yrityksellä materiaaleja alihankkijan tiloissa? Jos omistusoikeus tuontitavaroihin on siirtynyt ostajalle jo ennen kuljetusta tai kuljetuksen aikana, ne ovat osa yrityksesi varastoa. Tilinpäätökseen tulee tunnistaa matkalla olevat tavarat, sillä osa varastosta voi olla Suezin kanavalla.
  
  
• Onko varastossa oleva tavara kuranttia, eli se menee kaupaksi tai se voidaan käyttää valmistustoiminnassa? Jos ei, tavaralla ei ole varastoarvoa.
  
  
• Jos valmistat itse tavaraa, tarvitset jonkunlaisen kustannuslaskentamallin hankintamenon selvittämiseen. Missään tapauksessa hankintamenona ei tule käyttää tavaran aiottua myyntihintaa. Tämä johtaa varaston arvon aiheettomaan paisumiseen.
  
  
• Älä keskity epäoleellisuuksiin. Inventaarin tekemiseksi annetut säädökset ja ohjeet kuvaavat ihanteellista, täydellistä inventaaria. Älä punnitse kangasriekaleita, älä laske ruuveja laarin pohjalta äläkä jumiudu etsimään hankintamenoa jollekin muinaiselle varastosta löytyneelle hilavitkuttimelle.
  
  
• Jos jonkin esineen kirjanpidollinen ja verotuksellinen varastoarvo onkin 0€, se ei tietenkään tarkoita, että esine pitäisi heittää pois.
  
  

Yhteenveto

Inventaari on loppujen lopuksi helppo ja kivuton osa yrityksen vuosittaista elämää, jos hallinto on muutenkin kunnossa. Siitä ei kannata tehdä mörköä, vaan hyödyntää hyviä työkaluja ja oleellisuuden periaatetta.

Ajantasainen ja tarkka inventaari on aina myös yrityksen oma etu, joka antaa arvokasta katetietoa toiminnasta.