Menu
Mietitkö siirtymistä kokonaan sähköiseen taloushallintoon? Me täällä Mesiperällä teemme siirtymisestä sinulle vaivatonta ja käyttöönottokin sujuu yhteiskäytön avulla käden käänteessä!
Taloushallinnon sähköistäminen tulee yritykselle viimeistään ajankohtaiseksi silloin kun asiakkaat tai muut sidosryhmät ovat siihen siirtyneet.
Myös EU on omalta osaltaan säätänyt verkkolaskulain, jonka myötä yritysasiakkaan ei enää tarvitse hyväksyä paperista laskua. Mutta mitä kaikkea sähköinen taloushallinto sisältää?
Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan yrityksen taloushallinnon tehtävien hoitamista sähköisesti ilman paperia sekä ajasta ja paikasta riippumatta.
Esimerkiksi osto ja myyntilaskut ovat suoraan sähköisinä ja käteiskuitit kuvataan mobiiliapilla suoraan järjestelmään.
Mitään ei arkistoida paperisina, vaan kaikki pyritään saamaan digitaalisina suoraan taloushallinnon ohjelmistoon, ja se mitkä on välttämättä paperilla skannataan talteen. Eli perinteinen kuukausittainen paperin toimittaminen tilitoimistolle ei ole enää tarpeen.
Sähköisen taloushallinnon avulla pyritään pääsemään eroon turhasta papereiden lähettämisestä ja arkistoinnista ja datan manuaalisesta siirtämisestä paikasta toiseen.
Tämä voi kuulostaa äkkiseltään hankalalta, mutta jos osaat käyttää verkkopankkia, niin sinulla on riittävät taidot taloushallinto ohjelmistojen käyttöön yhdessä tilitoimiston kanssa.
Usein b2b-yritykselle saapuvat laskut ovat jo verkkolaskuja ja palkkahallintoakin on totuttu hoitamaan sähköisesti. Perusedellytykset sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon ovatkin useimmilla yrityksillä jo olemassa.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen EI VAADI yritykseltä paljoakaan tietoa kirjanpidon yksityiskohdista. Ohjelma on sinun ja kirjanpitäjäsi yhteiskäytössä, jolloin työnjaosta voidaan sopia kunkin voimavarojen ja osaamisen perusteella.
Ensimmäinen askel kohti sähköistä, älykästä taloushallintoa on kuitenkin selvittää yrityksen nykytila. Pk-yrityksissä tämä tarkoittaa nykytilanteen kirkastamista:
Toiseksi näkemyksistä kannattaa keskustella ammattilaisen kanssa ennen sitoutumista mihinkään tiettyyn ohjelmistoratkaisuun.
Kun taloushallinto sähköistetään, niin käytännössä entuudestaan tutut taloushallinnon asiat sähköistetään ja hoidetaan entistä tehokkaammin, jolloin säästät omaa aikaasi ja paperinpyöristystä.
Sähköistettäviin toimintoihin kuuluvat esimerkiksi myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen, ostolaskujen käsittely ja maksaminen, ostokuittien käsittely sekä kirjanpidon viranomaisilmoitusten ja -raportoinnin hoitaminen.
Palkanlaskenta on luonnollinen osa-alue sähköistettäväksi. Samassa järjestelmässä säilyy kätevästi myös työntekijöiden palkkoihin ja työsopimuksiin liittyvät tiedot, kuten tuntikirjaukset.
Esimerkki 1
Esimerkiksi kun haluat lähettää asiakkaallesi laskun, voit tehdä sen suoraan ohjelmassa sähköisesti ja hakea asiakkaan y-tunnuksella voimassaolevan verkkolaskuosoitteen. Lähetetty lasku kirjautuu kirjanpitoon ja myyntireskontraan automaattisesti. Mikäli asiakas haluaakin laskunsa sähköpostiin, niin lasku muuttuu automaattisesti sähköpostissa lähetettäväksi PDF laskuksi.
Esimerkki 2
Kun vastaanotat ostolaskun, niin saat sen suoraan ohjelmaan rakenteisena eli kaikki tiedot oikeilla paikoillaan, jonka jälkeen voit tarkistaa ja hyväksyä sen ohjelman sisällä ja laitaa maksuun. Ei enää viitenumeroiden näpyttelyä, paperisia laskuja tai tietojen tarkastelua verkkopankin tilitapahtumista.
Esimerkki 3
Käteiskuittienkin siirto kirjanpitoon onnistuu ottamalla mobiiliapilla kuvan kuitista, jolloin se siirtyy heti taloushallinto-ohjelmaan kirjanpitäjäsi nähtäville. Samalla lisäät kätevästi selitteen, kuten ”Kahvit myyntiedustaja Ketosen kanssa”.
Esimerkki 4
Sähköisen taloushallinnon avulla olet reaaliaikaisesti kartalla siitä, mitä saamisia ja menoja on sekä mihin mihin suuntaan se on kehittymässä tulevina kuukausina.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt ovat kiistattomia, mutta silti jokaisella yrityksellä on omat tärkeimmät syynsä sähköistää kirjanpito.
Osalle yrityksistä sähköinen taloushallinto tarkoittaa ajan säästöä, jollekkin se tarkoittaa papereista luopumista ja kolmannelle ajasta ja paikasta riippumatonta sähköisen taloushallinnon hoitamista.
Useassa eri asiakastutkimuksessa taloushallinnon ohjelmistojen toimittajat (Fennoa, Procountor, Netvisor jne…) ovat keränneet asiakkailtaan tärkeimpiä syitä sähköistämiseen. Tässä syitä tärkeysjärjestyksessä.
Aikaa säästyy, koska sitä ei kulu esimerkiksi kuittien ja tositteiden mapittamiseen tai toimittamiseen tilitoimistoon. Myyntilaskujen lähetykseen ei tarvita erillisiä laskutusohjelmia, vaan laskutus tehdään samasta järjestelmästä osana koko taloushallintoa. Digitaalinen taloushallinto ja ostolaskujen kierrätys on vaivatonta eikä tositteita tarvitse toimittaa tilitoimistoon kuukauden lopulla.
Asiakkaat ihastuvat asioinnin sujuvuuteen ja helppouteen tilitoimiston kanssa sähköisen järjestelmän avulla. Hyvän työnjaon asioista talousasioiden hoito sujuu kätevästi kun asiakas ja tilitoimisto näkevät ohjelmasta samat asiat ja kirjanpito syntyy automaattisesti selkeän työnjaon avulla ja on valmiina aina kuun lopussa.
Nettiselaimen kanssa käytettävä sähköinen taloushallinto antaa vapauden työskennellä missä tahansa. Laskujen käsittely on mahdollista kotona tai vaikka matkustaessa. Lisäksi yrityksen taloustilannetta voi seurata reaaliaikaisesti mistä tahansa nettiyhteyden avulla.
Esimerkiksi jos asiakkaasi kysyy myyntilaskun kopiota, löydät sen helposti omasta kirjanpito-ohjelmasta juuri samalla hetkellä. Sinun ei tarvitse jälkikäteen kaivella laskutukseen liittyviä tietoja paperisista mapeista.
Kirjanpidon paperittomuus auttaa vähentämään hiilijalanjälkeä paperin käytön vähentyessä ja toimistossa säästyy tilaa papereilta. Kaikenlaista manuaalista työtä on vähemmän.
Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston myötä olet muun muassa selvillä koko ajan kassatilanteesta. Paljonko rahaa on mennyt ja paljonko sitä on tulossa sekä paljonko tulee alvia maksettavaksi. Tai vaikka mitkä tulevan kesän lomakertymät ovat. Sinun ei enää tarvitse selailla verkkopankkisi tilitapahtumia tai palkkakuitteja saadaksesi tiedot selville.
Yrityksen talouden hallintaan tulee enemmän järjestelmällisyyttä. Kirjanpidon sähköistyksen yhteydessä, kannattaa myös aloittaa sähköinen palkanlaskenta, jolloin kaikki taloushallintoon liittyvä tieto on keskitetysti samassa paikassa; tositteet, myyntilaskut, juokseva kirjanpito, tilinpäätökset tai vaikka edellisen vuoden kirjanpidot.
2020 voimaan tullen EU verkkolaskudirektiivin ja verkkolaskulain mukaan sinulla on velvollisuus toimittaa sähköinen lasku palvellessasi yritysasiakkaita. Siirtyessäsi sähköiseen taloushallintoon voit hankkia asiakkaiksesi myös organisaatioita, jotka hyväksyvät toimittajiltaan pelkästään sähköisen laskun.
Kaikki uudemmat ja suositeltavat sähköiset kirjanpito-ohjelmat toimivat internetselaimella ja mobiilisti. Näiden avulla voit maksella ostolaskuja tai lähettää myyntilaskuja vaikka sohvalta, vapaa-ajan asunnolta tai ulkomaan lomalta. Olet irti toimiston kahleista.
Taloushallinnon kokonaiskustannukset pienevät kun siirrytään sähköiseen taloushallintoon. Aikaisemmin tuplatyöstä koitui ”piilossa olevia” kustannuksia, jotka digitalisoinnin kautta häviävät kokonaan. Ei paperien kuljettamisia, ei kahteen kertaan kirjaamisia, ei tositteiden etsimistä, ei viivästyksiä jne…
Virhekirjausten riski pienenee, koska kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Manuaalinen tietojensyöttö vähenee, kun tiedot siirtymät automaattisesti esimerkiksi pankista kirjanpitoon. Myös virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy.
Sähköinen taloushallinto parantaa yrityksen kilpailukykyä automatisoimalla prosessit, lisäämällä tarkkuutta ja vähentämällä inhimillisiä virheitä. Se mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsaannin, joka tehostaa päätöksentekoa ja vapauttaa resursseja liiketoiminnan strategiseen suunnitteluun. Hintakilpailukykyä voi kehittää kun prosessit automatisoituvat ja niiden tarkka kustannus tiedetään.
Pilvipalveluna toimivaa ohjelmistoa ei joudu lainkaan päivittämään, vaan se on jatkuvasti päivitettynä viimeiseen versioon. Turvallisuudesta ei tingitä. Ohjelmiston tarjoava yritys huolehtii tietoturvasta ja tietojen siirtämiseen käytetään automaattisesti suojattuja yhteyksiä.
Markkinoilta löytyy paljon hyviä ohjelmistoja, joiden kanssa sähköistä taloushallintoa on kätevä hoitaa. Me olemme valinneet useasta syystä Fennoa ohjelmiston asiakasyritystemme taloushallinnon sähköistämiseen.
Fennoan suomalaisuus näkyy ominaisuuksissa, oletusasetuksissa ja dokumentaatiossa.
Sähköinen taloushallinto ohjelmisto ja sen valinta on merkittävä päätös yrityksesi menestyksen kannalta ja arjen sujuvuuden kannalta.
Fennoa taloushallinto-ohjelmien asiantuntijana osaamme auttaa sinua integroimaan Fennoa osaksi yrityksesi talousprosessia.
Yrittäjän arjen työ helpottuu, kun sähköistä taloushallintoa voi käyttää yhdessä tilitoimiston kanssa. Yhteiskäytössä asiakas ja kirjanpitäjä näkevät samat tiedot yhtä aikaa ja niistä voi keskustella.
Yhteiskäytön avulla tilitoimisto ja asiakas voivat sopia työnjaosta haluamallaan tavalla. Esimerkiksi asiakas voi hoitaa myyntilaskutuksen itse jolloin tapahtumat kirjautuvat reaaliaikaisesti kirjanpitoon.
Toisena suosittuna esimerkkinä on ostolaskujen kierrätys, jossa asiakas ensin tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut sekä asettaa ne maksuun. Sen jälkeen kirjanpitäjä pääsee tiliöimään laskun hyväksymisen jälkeen ja kirjanpito syntyy automaattisesti.
Taloushallinto-ohjelmiston yhteiskäyttö syventää asiakkaiden ja tilitoimiston asiakassuhdetta ja kasvattaa asiakasyrityksen talousymmärrystä omasta liiketoiminnastaan.
Kirjanpitopalveluiden läpinäkyvyys ja itsepalvelumahdollisuuden tarjoaminen kasvattaa myös luottamusta!
Palkanlaskenta ja palkkahallinto laajemminkin on kätevä hoitaa yhdessä Fennoa palkkaosion avulla.
Jos olet jo päättänyt siirtyä sähköiseen taloushallintoon, niin aloita siirtyminen keskustelemalla kirjanpitäjäsi kanssa. Mitä ohjelmistoa he suosittelevat ja milloin siirtyminen kannattaisi toteuttaa? Jos olet kiinnostunut Fennoa ohjelmiston käytöstä, niin silloin voit hakeutua meidän asiakkaaksi.
Pienellä yrityksellä sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on yleensä nopea prosessi, kun taas isommalla yrityksellä siihen saattaa kulua pitempi ajanjakso liiketoiminnan laajuuden vuoksi. Jos nykyinen kirjanpitäjäsi ei ole halukas kertomaan sinulle sähköisestä taloushallinnosta selkokielellä, niin silloin voi olla että kannattaa harkita uutta kumppania.
Sähköinen taloushallinto on yritykselle liian tärkeä asia sivuutettavaksi. Siirtyminen on aina lopulta helpompaa kuin aluksi ollaan kuviteltu.
Sähköisyys tekee taloushallinnosta mitattavampaa verrattuna perinteiseen paperimalliin, jossa tositteiden tallennus tapahtuu tulosteilta. Sähköisen taloushallinnon myötä tallennukseen käytetystä ajasta säästyy suuri osa automaation avulla.
Talousrutiinien digitalisointi vähentää taloushallintoon käyttämääsi aikaa. Reaaliaikaisen taloushallinnon avulla reagoit nopeammin liiketoiminnan muutoksiin ja pysyt tekemään paremmin informoituja päätöksiä
Talousprosessin digitalisointi on ennen kaikkea omien toimintatapojen arviointia. Halutaanko viedä olemassaolevat toimintatavat suoraan digitaaliseksi vai kannattaa ”vanhan maailman” toimintatapoja päivittää samalla sujuvammiksi. Taloushallinnon automatisoinnin ideaalitilanteessa kaikki taloustiedot kulkevat prosessin läpi digitaalisesti, jolloin kaikkia talouslukuja voidaan tarkastella samasta paikasta aina tositteisiin asti.
Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto kannattaa aloittaa yhdessä tilitoimiston kanssa. Kannattaa ensin aloittaa niiden toimintojen sähköistäminen, jotka kuluttavat eniten aikaa ja ovat liiketoiminnan kannalta tärkeitä. Esimerkiksi myyntilaskutuksen digitalisointi, helpottaa merkittävästi arkirutiineja. Tämä toteutetaan tuomalla laskutustieto ohjelmistoon rajapinnan kautta tai integroimalla perintä- tai factoring-laskutus.
Sopivan taloushallinnon ohjelmiston valinta on yrittäjälle yleensä aika haastavaa. Suomalaiset tunnetut ohjelmistot sopivat kaikki sähköisen taloushallinnon hoitoon. Me olemme valinneet Fennoa kirjanpito-ohjemiston, sillä sen asiakasystävällisyys ja hyvä hinta-laatusuhde ovat erinomaisia. Tarjoamme sähköiseen järjestelmään siirtyessä tarvittavan määrän käyttökoulutusta.
Sähköisen taloushallinnon kustannuksien laskennassa on tärkeää huomioida oman työopanoksen arvo. Kuinka paljon talouden rutiinityöt nopeutuvat yrityksessä? Kuinka paljon jää aikaa muuhun tuottavampaa työhön? Tämä auttaa ymmärtämään todelliset kustannukset ja edut.
Tänä päivänä yritykset eivät enää välttämättä osta ohjelmistoja itselleen, vaan ne voidaan ottaa käyttöön yhdessä tilitoimiston kanssa pilvipalveluina. Tämä tarjoaa joustavuutta ja helppoutta.
Sähköinen taloushallinto otetaan käyttöön tilitoimiston ohjauksessa. Käyttöönoton yhteydessä tehdään monia tärkeitä toimenpiteitä; kuten ohjelmiston käyttöönotto, käyttäjämäärittelyt, rekisterin päivitykset, osoitteenmuutokset, pankki- ja verkkolaskuyhteyksien asetus, integraatiomääritykset, testaus sekä käyttäjäkoulutus.
On olennaista ymmärtää, että onnistunut käyttöönottoprojekti edellyttää yrityksen sitoutumista. Mitä enemmän aikaa ja energiaa sijoitetaan ohjelmiston opiskeluun ja käyttöönottoon, sitä tehokkaammin ohjelmisto palvelee yritystä ja sitä suurempia säästöjä voidaan saavuttaa pitkällä aikavälillä.
Olemme Fennoan kumppanitilitoimisto, ja olemme täällä auttaaksemme sinua kaikissa kysymyksissä, jotka liittyvät ohjelmiston käyttöön ja sen ominaisuuksien hyödyntämiseen. Koulutus ja jatkuva tuki ovat olennainen osa palveluamme.
Käyttöönoton jälkeen tarjoamme sinulle laajasti tukea, mukaan lukien koulutusta, jossa käydään läpi ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet sekä vastataan kaikkiin kysymyksiisi. Koulutus voidaan järjestää joko yksilöllisesti tai ryhmässä riippuen tarpeestasi ja toiveistasi.
Sähköinen kirjanpito on käytännössä synonyymi sähköiselle taloushallinnolle. Kuitenkin sähköinen taloushallinto voi sisältää myös palkanlaskennan.