Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista, tai oletko jo päättänyt etsiä uuden taloushallinnon kumppanin? Käymme tässä artikkelissa läpi keinot onnistuneeseen vaihtoon.
Jos yritykselläsi ei vielä ole sähköistä taloushallintoa ja kirjanpitoa tai tarvitset apua palkanlaskennassa niin me otamme vastaan uusia asiakkaita. Olemme myös Fennoan kumppanitilitoimisto.
Sisällys
Miksi ja milloin tilitoimiston vaihtaminen saattaa olla ajankohtaista?
Yrityksen ja tilitoimiston suhde on yleensä pitkäikäinen — pisimmillään voidaan puhua vuosikymmenistä. Ajan myötä tilitoimisto voi oppia tuntemaan asiakasyrityksensä ja -yrittäjänsä todella hyvin, jolloin asiakas saa kokonaisvaltaista palvelua tutulta kumppanilta. Tämä vahva yhteistyö tekee tilitoimiston vaihtamiseen liittyvistä päätöksistä haastavia, erityisesti kesken tilikauden.
Harva asia kuitenkaan on ikuinen, ja tilitoimiston vaihtaminen voi olla edessä useasta syystä:
Tilitoimiston suunnanvaihto
Kenties tilitoimistonne on päättänyt keskittyä tietyn alan asiakkaisiin, tai tietyn kokoisiin yrityksiin. Joka tapauksessa tienne ovat eroamassa, ja tilitoimiston vaihtoon saattaa olla aihetta.
Tilitoimiston puutteet
Kaipaatteko digitaalista taloushallintoa, mutta tilitoimistosta vastataan ”onhan meillä jo sähköposti”? Asia tuskin on ajan myötä korjaantumassa. Ehkä tilitoimiston vaihto uutta teknologiaa hyödyntävään toimistoon voisi olla ratkaisu.
Palvelut ja hinta eivät kohtaa
Tuntuuko ettette saa rahoillenne vastinetta? Joskus hinnoitteluperusteet eivät sovi asiakkaan liiketoimintaan. Mikäli taloushallinnon hinta hirvittää, kannattaa kilpailuttaa ja katsoa saisiko saman muualta edullisemmin.
Kemiat eivät kohtaa
Tilitoimistoala on ennen kaikkea asiakaspalveluala. Asiakkaalle pitää syntyä tunne, että hänen tarpeensa tunnetaan ja toiveet ottaa huomioon. Kirjanpitäjän on syytä oma-aloitteisesti ohjeistaa ja neuvoa asiakastaan, mikäli huomaa jotain mistä voisi olla tälle hyötyä.
Kirjanpitäjän poistuminen kuvioista
Tilitoimisto saattaa lopettaa toimintansa, tai kirjanpitäjä jäädä eläkkeelle. Moni kirjanpitäjä on yksinyrittäjä, ja joskus kirjanpito loppuu äkisti kirjanpitäjän kuollessa. Tällöin voi olla kiire löytää uusi palveluntarjoaja.
Ennen tilitoimiston vaihtamiseen ryhtymistä
Ennen kuin lähdetään tilitoimiston vaihtamiseen on syytä selvittää itselleen muutama asia:
Miksi halutaan vaihtaa tilitoimistoa?
Onko kimmokkena palvelun taso, uuden teknologian kaipuu vai kohonneet kustannukset? On myös mahdollista, että halutaan ottaa huomioon jotkin uudet liiketoiminnan haasteet, joihin nykyinen vanha tilitoimisto ei pysty vastaamaan. On hyvä idea listata itselleen mikä mättää nykytilanteessa ja mitä ehdottomasti kaivataan uudelta palveluntuottajalta. Tämä helpottaa tarjouspyynnön tekemistä.
On myös mahdollista, että puutteet saataisiin korjattua nykyisen tilitoimiston kanssa; joskus vastaavan kirjanpitäjän vaihto saman talon sisällä voi olla oikea ratkaisu. Erityisesti jos harkitset tilitoimiston vaihtoa kesken tilikauden, on tämä vaihtoehto harkinnan arvoinen.
Kannattaa kuitenkin olla asiakeskeinen tässä: jos yhteistyö on sujunut tähän saakka hyvin, ei ole mitään syytä vaihtaa pientä tilitoimistoa isompaan vain ”koska niin varmaan täytyy tehdä kun ollaan kasvettu”. Taloushallintoa ei hoideta marmoripöydillä eikä metrinkorkuisilla kirjaimilla toimiston seinässä, vaan osaamisella, yhteistyöllä ja kokemuksella.
Liiketoiminnan tarpeet
Omaa liiketoimintaa kannattaa pohtia ja etsiä tilitoimisto, joka ymmärtää sen. Tätä ei kuitenkaan kannata lähteä viemään ääripäähän: ei Suomessa ole varmaan yhtäkään tilitoimistoa, joka olisi erikoistunut juuri vaatteiden verkkokauppaan. Kannattaa kuitenkin varmistaa ja tunnustella, että tilitoimisto ymmärtää omaan toimintaan liittyvät kuviot, ja esimerkiksi kansainvälisen kuluttajamyynnin.
Joskus yrityksillä saattaa olla liian kriittinen kuva omasta liiketoiminnasta, ja kuvitellaan että esimerkiksi palvelumyynnit toisten EU-maiden yrityksille ovat jotain niin edistynyttä ja monimutkaista, että siihen tarvitaan iso tilitoimisto. Kyseessä on kuitenkin hyvin yksinkertainen ja rutiiniluontoinen liiketoiminta, jonka raportointi on melko yksinkertaista.
Jatketaanko samalla sähköisen taloushallinnon ohjelmistolla?
Jos taloushallinto on hoidettu paperisena tai puolisähköisenä, tilitoimiston käyttämällä ohjelmistolla ei ole niin paljon merkitystä. Jos teillä on ollut yhteiskäyttöinen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto, kuten Fennoa, Netvisor tai Procountor, päästään paljon helpommalla jos uusi tilitoimistosi käyttää samaa ohjelmistoa kuin vanha tilitoimisto. Mesiperä on Fennoan kumppanitilitoimisto.
Tässä kohtaa asiaa voi lähestyä kahdesta suunnasta:
- Valitaan ensin ohjelma tai jatketaan vanhalla, ja etsitään tilitoimisto joka toimii tällä. Tässä kannattaa olla tarkkana, että tilitoimisto oikeasti ymmärtää ja osaa käyttää kyseistä ohjelmaa. Varsinkin aloittelevilla tilitoimistoilla saattaa olla kiusaus tarjoutua tekemään taloushallintoa millä tahansa, mutta siinä on riskinsä jos kirjanpitäjä ei oikeasti hallitse ohjelmaa.
Jos taloushallinto on vierasta, ei ohjelman valinta itse etukäteen välttämättä ole järkevää. - Valitaan tilitoimisto, ja mennään heidän suosituksellaan. Kannattaa pyytää demo sovelluksesta ja varmistaa, että siitä löytyy tarvittavat ominaisuudet ja yhteydet teidän tarpeisiinne.
Riittääkö etäyhteys, vai halutaanko tavata kasvotusten?
Nykyään taloushallinnon asiakassuhteet voidaan usein hoitaa täysin etänä. Tällöin toimiston maantieteellisellä sijainnilla ei ole merkitystä.
Miten taloushallinnon hinta muodostuu?
Alalla on käytössä runsaasti erilaisia hinnoitteluperusteita sekä näiden yhdistelmiä. Kannattaa selvittää mitä tulevaan pakettiin on tulossa ja mistä kaikesta hinta koostuu. Karkeasti on olemassa tuntihinnoittelua, kiinteää hinnoittelua ja tapahtumakohtaista hinnoittelua. Näitä yleensä yhdistellään jonkin verran.
Mikä on nykyisen sopimuksen irtisanomisaika?
Tilitoimistojen toimeksiantosopimusten irtisanomisajat vaihtelevat suuresti. Tarkista ennen uuden sopimuksen solmimista edellisen irtisanomisaika ja tehkää kaikille osapuolille selväksi mitä edellinen toimisto tekee ja mistä uuden vastuu alkaa.
Joskus toimistot saattavat joustaa irtisanomisajoista, mutta tähän ei kannata tuudittautua. Kun tiedät kaikki nämä seikat, voit tehdä perustellun päätöksen ja siirtyä sujuvasti uuden tilitoimiston asiakkaaksi.
Vaihdon aikana
Kun on päätetty siirtyä uuteen tilitoimistoon, on tärkeätä hoitaa vaihto kunnialla lävitse. Tilitoimiston vaihtaminen ei ole aina yksinkertainen prosessi, mutta oikealla suunnittelulla se voidaan tehdä sujuvasti. Alla pari huomioitavaa asiaa:
Vaihdoksen ajoittaminen
Helpointa on, jos tilitoimiston vaihto saadaan ajoitettua tilikausien väliin. Tällöin vanhan tilitoimiston tehtävä on valmistella tilinpäätös, ja uuden tilitoimiston aloittaa juokseva kirjanpito. Jos olette harkitsemassa tilitoimiston vaihtoa kesken tilikauden, tämä vaatii erityistä suunnittelua ja kommunikointia molempien tilitoimistojen kanssa.
Muuten kätevintä on ajoittaa vaihdos parin kuukauden sisään tilikauden alusta, mutta myöhempikin vaihdos onnistuu. Lähes kaikissa tapauksissa vaihdos sijoittuu kuunvaihteeseen; vaihdosta kesken kuukautta on pidettävä poikkeuksellisena, ja uusi tilitoimisto voi joutua tekemään alkukuun uudestaan.
Materiaalin siirto
Uudelle tilitoimistolle on elintärkeää saada tarvitsemansa materiaalit mahdollisimman nopeasti. Vanhan tilitoimiston kanssa tehtävä yhteistyö on tässä kohtaa kriittistä. Tarvitaan:
- Käyttäjätunnukset taloushallinto-ohjelmistoon, jos ohjelmaa ei vaihdeta.
- Suomi.fi -valtuudet, jotta tilitoimisto pääsee hoitamaan mm. veroasioita yrityksenne puolesta.
- Tilinpäätös viimeeksi päättyneeltä tilikaudelta sekä välitilinpäätös tai ns. väliajo vaihtopäivältä, jos ohjelma vaihtuu. Välitilinpäätöksen tai ajon täytyy olla tilikohtainen. Lisäksi suositellaan kuluvan ja edellisen tilikauden pääkirjaa sekä tositteita.
- Tase-erittelyt. Tämä on usein puutteellinen osa, joka hankaloittaa uuden tilitoimiston työn aloittamista merkittävästi.
Vaihdon aikana kannattaa olla tiiviissä yhteistyössä molempien tilitoimistojen kanssa ja vastata viesteihin mahdollisimman nopeasti.
Vaihdon jälkeen
Kun ollaan jo siirrytty uuteen tilitoimistoon, kannattaa olla avoin ja rehellinen palvelun suhteen, ja ilmaista selkeästi jos kaipaa jotain, tai jokin tuntuu vieraalta. Tilitoimiston vaihtaminen on suuri askel, ja on ymmärrettävää, että kaikki ei välttämättä suju heti alkuun kuten odotettiin.
Toteutuvatko palvelut kuten oli tarkoitettu?
Uusi tilitoimisto voi toimia hieman eri tavalla kuin mihin olet tottunut edellisen tilitoimiston kanssa. Pitikö tilitoimiston seurata myyntilaskujen kotiutumista, mutta tätä ei ole tapahtunut? Oma-aloitteisten verojen maksuohjeita ei ole tullut erikseen, vaikka edellinen kirjanpitäjä lähetti aina asiasta sähköpostin? Tilitoimisto tekee usein sovitun mukaisesti, mutta on tärkeää viestiä heidän kanssaan, jos koet, että jotain on jäänyt tekemättä.
Ota yhteyttä tilitoimistoon, niin siellä voidaan tarkistaa miten asiasta on sovittu, ja korjata asia.
Onko kirjanpidossa ymmärretty jotain väärin?
Pari ensimmäistä kuukautta kannattaa katsoa kirjanpitoa tavallista tarkemmin, sillä on mahdollista että kirjanpitäjälle ei ole välittynyt tieto esimerkiksi huoneiston edustusluonteesta, jolloin alvia ei voida vähentää, tai teillä on ostoissa useita alatilejä, jotka kirjanpitäjä on käsittänyt väärin.
Jokaisen yrityksen kirjanpidosta löytyy omia erikoisuuksia, joiden ainoa dokumentaatio on ns. elävä muisti.
Kustannusten seuraaminen
Lue huolella uuden tilitoimiston laskut, ja vertaa laskua sopimukseen tai tarjoukseen. Kannattaa huomioida että monen toimeksiantosopimuksen liitteenä olevat TAL 2018 Yleiset sopimusehdot antavat tilitoimistolle mahdollisuuden laskuttaa lisätöistä, kuten ylimääräisestä selvittelystä tai myöhästyneen materiaalin käsittelystä.
Jos kuitenkin laskussa on epäselvyyksiä, kysy tilitoimistolta mihin laskun rivi perustuu.
Lopuksi
Ei tilitoimiston vaihto mikään mörkö ole — kunhan tiedetään syyt vaihdolle, odotukset uutta toimistoa kohtaan ovat realistiset ja yritys on valmis tekemään kaikkensa sujuvan vaihdon eteen, kyseessä on tuiki tavallinen toimittajan kilpailutus. On tärkeää myös ottaa huomioon edellinen tilitoimisto, ja miten he ovat palvelleet yritystä. Se antaa arvokasta tietoa siitä, mitä haetaan uudelta toimistolta.
Jos harkitsette vaihtoa, kannattaa muotoilla sopivan laaja tarjouspyyntö ja laittaa se hyväntuntuisille toimistoille. Vastausten perusteella voitte sitten tehdä lopullisen päätöksen.
Vuodenvaihde on monille yrityksille vanhan ja uuden murroskohta. Tilitoimisto Mesiperä tarjoaa kattavat tilitoimistopalvelut uusille ja vanhoille yrityksille. Vilkaise ja mieti josko voisimme toimia uutena kumppaninanne.
Millä alueilla Tilitoimisto Mesiperä tarjoaa sähköisen taloushallinnon etäpalveluita?
Olemme erikoistuneet etäpalveluna toteutettavaan sähköiseen taloushallintoon ja kirjanpitoon. Palvelemme asiakkaita alueilla Helsinki, Tampere, Espoo, Vantaa, Turku, Tampere, Riihimäki, Hämeenlinna, Hyvinkää, Nurmijärvi, Loppi, Tuusula sekä koko Suomen alueella. Kysy tilitoimisto palveluita. Autamme mielellämme.