Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista, tai oletko jo päättänyt etsiä uuden taloushallinnon kumppanin? Käymme tässä artikkelissa läpi keinot onnistuneeseen vaihtoon.
Yrityksen ja tilitoimiston suhde on yleensä pitkäikäinen — pisimmillään voidaan puhua vuosikymmenistä. Ajan myötä tilitoimisto voi oppia tuntemaan asiakasyrityksensä ja -yrittäjänsä todella hyvin, jolloin asiakas saa kokonaisvaltaista palvelua tutulta kumppanilta.
Harva asia kuitenkaan on ikuinen, ja tilitoimiston vaihtaminen voi olla edessä useasta syystä:
- Tilitoimiston suunnanvaihto
Kenties tilitoimistonne on päättänyt keskittyä tietyn alan asiakkaisiin, tai tietyn kokoisiin yrityksiin. Joka tapauksessa tienne ovat eroamassa. - Tilitoimiston puutteet
Kaipaatteko digitaalista taloushallintoa, mutta tilitoimistosta vastataan ”onhan meillä jo sähköposti”? Asia tuskin on ajan myötä korjaantumassa. - Palvelut ja hinta eivät kohtaa
Tuntuuko ettette saa rahoillenne vastinetta? Joskus hinnoitteluperusteet eivät sovi asiakkaan liiketoimintaan. Mikäli taloushallinnon hinta hirvittää, kannattaa kilpailuttaa ja katsoa saisiko saman muualta edullisemmin. - Kemiat eivät kohtaa
Tilitoimistoala on ennen kaikkea asiakaspalveluala. Asiakkaalle pitää syntyä tunne, että hänen tarpeensa tunnetaan ja toiveet otetaan huomioon. Kirjanpitäjän on syytä oma-aloitteisesti ohjeistaa ja neuvoa asiakastaan, mikäli huomaa jotain mistä voisi olla tälle hyötyä. - Kirjanpitäjän poistuminen kuvioista
Tilitoimisto voi lopettaa toimintansa, tai kirjanpitäjä jäädä eläkkeelle. Moni kirjanpitäjä on yksinyrittäjä, ja joskus kirjanpito loppuu äkisti kirjanpitäjän kuollessa. Tällöin voi olla kiire löytää uusi palveluntarjoaja.
Ennen vaihtoa
Ennen kuin lähdetään vaihtamaan tilitoimistoa on syytä selvittää itselleen muutama asia:
Miksi halutaan vaihtaa tilitoimistoa?
Onko kimmokkena palvelun taso, uuden teknologian kaipuu vai kohonneet kustannukset?
On hyvä idea vaikka listata itsellen mikä mättää nykytilanteessa, ja mitä ehdottomasti kaivataan uudelta palveluntuottajalta. Tämä helpottaa tarjouspyynnön tekemistä.
On myös mahdollista että puutteet saataisiin korjattua nykyisen tilitoimiston kanssa; joskus vastaavan kirjanpitäjän vaihto saman talon sisällä voi olla oikea ratkaisu.
Jatketaanko samalla ohjelmistolla?
Jos taloushallinto on hoidettu paperisena tai puolisähköisenä, tilitoimiston käyttämällä ohjelmistolla ei ole niin paljon merkitystä. Jos teillä on ollut yhteiskäyttöinen ohjelmisto, kuten Fennoa, Netvisor tai Procountor, päästään paljon helpommalla jos uusi tilitoimisto käyttää samaa ohjelmistoa kuin edellinen.
Jos vaihdoksen syynä on kaipuu kehittyneempään teknologiaan, kannattaa päättää haluatteko ensin valita taloushallinto-ohjelmiston ja sen jälkeen sitä käyttävän tilitoimiston, vai mennä tilitoimiston suosituksella.
Riittääkö etäyhteys, vai halutaanko tavata kasvotusten?
Nykyään taloushallinnon asiakassuhteet voidaan usein hoitaa täysin etänä. Tällöin toimiston maantieteellisellä sijainnilla ei ole merkitystä.
Jos kuitenkin haluat tavata kirjanpitäjäsi silloin tällöin kasvotusten, on syytä rajata haku lähiseudulla sijaitsevaan palveluntarjoajaan, jolla on fyysiset toimistotilat.
Miten taloushallinnon hinta muodostuu?
Alalla on käytössä runsaasti erilaisia hinnoitteluperusteita sekä näiden yhdistelmiä: aikaveloitus, tapahtumaveloitus, vientivieloitus, kiinteä hinta… Kannattaa selvittää mitä tulevaan pakettiin on tulossa, ja mistä kaikesta hinta koostuu.
Mikä on nykyisen sopimuksen irtisanomisaika?
Tilitoimistojen toimeksiantosopimusten irtisanomisajat vaihtelevat suuresti. Tarkista ennen uuden sopimuksen solmimista edellisen irtisanomisaika, ja tehkää kaikille osapuolille selväksi mitä edellinen toimisto tekee, ja mistä uuden vastuu alkaa.
Joskus toimistot saattavat joustaa irtisanomisajoista, mutta tähän ei kannata tuudittautua.
Vaihdon aikana
Kun on päätetty siirtyä uuteen tilitoimistoon, on tärkeätä hoitaa vaihto kunnialla lävitse. Alla pari huomioitavaa asia:
Vaihdoksen ajoittaminen
Helpointa on, jos tilitoimiston vaihto saadaan ajoitettua tilikausien väliin. Tällöin edellinen tilitoimisto tekee tilinpäätöksen, ja uusi tilitoimisto hoitaa juoksevan kirjanpidon.
Muuten kätevintä on ajoittaa vaihdos parin kuukauden sisään tilikauden alusta, mutta myöhempikin vaihdos onnistuu.
Lähes kaikissa tapauksissa vaihdos sijoittuu kuunvaihteeseen; vaihdosta kesken kuukautta on pidettävä poikkeuksellisena, ja uusi tilitoimisto voi joutua tekemään alkukuun uudestaan.
Kirjanpidon pohjalta tehtävien ilmoitusten osalta on hyvä selvittää kuka tekee mitäkin. Luonnollista on, jos kesäkuun ALV-ilmoituksen tekee sama toimisto joka on tehnyt kesäkuun kirjanpidon, vaikka ilmoitus lähtisikin vasta elokuun alussa.
Materiaalin siirto
Uudelle tilitoimistolle on elintärkeää saada tarvitsemansa materiaalit mahdollisimman nopeasti. Tarvitaan:
- Käyttäjätunnukset taloushallinto-ohjelmistoon, jos ohjelmaa ei vaihdeta.
- Suomi.fi -valtuudet, jotta tilitoimisto pääsee hoitamaan mm. veroasioita yrityksenne puolesta.
- Tilinpäätös viimeeksi päättyneeltä tilikaudelta sekä välitilinpäätös tai ns. väliajo vaihtopäivältä, jos ohjelmisto vaihtuu. Välitilinpäätöksen tai ajon täytyy olla tilikohtainen. Lisäksi suositellaan kuluvan ja edellisen tilikauden pääkirjaa sekä tositteita.
- Tase-erittelyt. Tämä on usein puutteellinen osa, joka hankaloittaa uuden tilitoimiston työn aloittamista merkittävästi. Tase-erittelystä käyvät ilmi mm. aktivoitujen menojen luonne, myyntisaamiset ja ostovelat sekä muut tuiki tärkeät seikat.
- Mahdolliset muut materiaalit, kuten palkanlaskennan tiedot, projektiohjeet rakennusalalla tms. Vaihdon aikana kannattaa olla yhteydessä tilitoimistoon ja vastata viesteihin mahdollisimman nopeasti.
Vaihdon jälkeen
Kun ollaan jo siirrytty uuteen tilitoimistoon, kannattaa olla avoin ja rehellinen palvelun suhteen, ja ilmaista selkeästi jos kaipaa jotain, tai jokin tuntuu vieraalta.
Toteutuvatko palvelut kuten oli tarkoitettu?
Pitikö tilitoimiston seurata myyntilaskujen kotiutumista, mutta tätä ei ole tapahtunut? Oma-aloitteisten verojen maksuohjeita ei ole tullut erikseen, vaikka edellinen kirjanpitäjä lähetti aina asiasta sähköpostin?
Ota yhteyttä tilitoimistoon, niin voidaan tarkistaa miten asiasta on sovittu, ja korjata asia.
Onko kirjanpidossa ymmärretty jotain väärin?
Pari ensimmäistä kuukautta kannattaa katsoa kirjanpitoa tavallista tarkemmin, sillä on mahdollista että kirjanpitäjälle ei ole välittynyt tieto esimerkiksi huoneiston edustusluonteesta, jolloin alvia ei voida vähentää, tai teillä on ostoissa useita alatilejä, jotka kirjanpitäjä on käsittänyt väärin.
Jokaisen yrityksen kirjanpidosta löytyy omia erikoisuuksia, joiden ainoa dokumentaatio on ns. elävä muisti.
Kustannusten seuraaminen
Lue huolella uuden tilitoimiston laskut, ja vertaa laskua sopimukseen tai tarjoukseen. Kannattaa huomioida että monen toimeksiantosopimuksen liitteenä olevat TAL 2018 Yleiset sopimusehdot antavat tilitoimistolle mahdollisuuden laskuttaa lisätöistä, kuten ylimääräisestä selvittelystä tai myöhästyneen materiaalin käsittelystä.
Jos kuitenkin laskussa on epäselvyyksiä, kysy tilitoimistolta mihin rivi perustuu.
Lopuksi
Ei tilitoimiston vaihto mikään mörkö ole — kunhan tiedetään syyt vaihdolle, odotukset uutta toimistoa kohtaan ovat realistiset ja yritys on valmis tekemään kaikkensa sujuvan vaihdon eteen, kyseessä on tuiki tavallinen toimittajan kilpailutus.
Jos harkitsette vaihtoa, kannattaa muotoilla sopivan laaja tarjouspyyntö ja laittaa se hyväntuntuisille toimistoille. Vastausten perusteella voitte sitten tehdä lopullisen päätöksen.
Vuodenvaihde on monille yrityksille vanhan ja uuden murroskohta. Tilitoimisto Mesiperä tarjoaa kattavat taloushallinnon palvelut uusille ja vanhoille yrityksille. Vilkaise ja mieti josko voisimme toimia uutena kumppaninanne.
